Har du som CMO en eller flera gånger fått i uppgift att presentera eller rapportera ditt och ditt teams arbete till en styrelse? En på många sätt rolig, men även skrämmande uppgift och det är lätt att bli osäker. Vad ska rapporteras, och hur gör man det på bästa sätt?
Din uppgift är att presentera marknadsavdelningens viktiga roll i bolaget i stort. Dess viktiga funktion som företaget inte skulle klara sig utan. Vi har tagit fram en lista med 5-tips för dig att utgå ifrån och som förhoppningsvis lugnar dina nerver och underlättar i ditt arbete:
1. Fokusera på resultatet
Kanske det viktigaste av allt, fokusera på det absolut viktigaste. Hur ser resultatet ut? Vad har marknadsavdelningen uppnått den senaste tiden? Och nej, då pratar vi inte i termer av: ”vi har gjort 30 nya inlägg på sociala medier”, eller ”vi har skrivit 10 nya blogginlägg”. Vi pratar viktiga insatser där vi kan se ett tydligt resultat. Med det sagt, det är inte fel att prata aktiviteter, men vad som är viktigt är då att varje aktivitet är tydligt kopplade till ett resultat. Exempelvis: ”vi har skrivit 10 nya blogginlägg vilket totalt har genererat 15 nya leads”.
Och här är några ytterligare småtips:
- Presentera ditt resultat utifrån de uppsatta mål som finns
- Finns det benchmark från branschen eller annat typ av data att jämföra med för att förtydliga ditt resultat?
- Vad har ni på företaget haft för resultat tidigare på liknande kampanjer? Finns det egen bench-data att jämföra med?
2. Förenkla och förtydliga
MQL, CTR, ROAS, CPA är alla begrepp som är tydliga för personer inom marknadsföringsbranschen. Men lika tydliga som de är för oss, lika avancerade kan de vara för personer som inte arbetar med marknadsföring. De flesta av personerna i en styrelse, arbetar antagligen inte med marknadsföring. Det här är en vanlig fälla att trilla i, att helt enkelt kommunicera och rapportera på ett sätt som ledningen eller styrelsen har svårt att förstå. Det är därför viktigt att prata samma språk som din publik. Det är viktigt att förenkla, förtydliga och presentera dina siffror och insikter utifrån företagsekonomiska termer snarare än marknadstermer.
Buzzwords är extremt vanliga i vår bransch och de är på flera sätt ett bevis på kunskap, men det kan också stjälpa dig om du inte lyckas få personerna du presenterar för att förstå vad du pratar om.
3. Var konsekvent
Kanske rapporterar eller presenterar du för styrelsen regelbundet? Då är det viktigt att vara konsekvent, det kommer inte bara bli lättare för mottagaren att förstå, utan det sparar även mycket tid för din egen skull.Genom att redovisa ert resultat på ett liknande sätt varje gång, blir det enklare för dig att utbilda dina mottagare och det blir enklare för dem att få en större förståelse för vad det faktiskt är du visar upp. Du sparar därmed även tid på eventuella frågetecken som annars kan uppstå, samt att du för din egen del sparar tid för att slippa skapa rapporter och presentationer som tar lång tid att arbeta sig igenom.
Ytterligare tips: om du efter mötet blir ombedd att skicka din presentation. Ett tips är då att lägga in dina presentationsanteckningar. Då underlättar du för mottagaren genom att bidra med ytterligare information samt att du har möjlighet att förklara vissa saker lite mer ingående. Du gör presentationen helt enkelt mer lättförståelig,
4. Lär känna din publik
Precis som vi nämnde tidigare i inlägget, så är de flesta personerna i styrelsen antagligen inte marknadsförare. Och här kan du plocka fram din expertis i flera avseenden, för precis som för vilken publik eller målgrupp som helst, så är det viktigt att du gör din bakgrundscheck. Tänk på styrelsen precis som en målgrupp som du ska marknadsföra till. För det är faktiskt det du ska, marknadsföra dig själv, ditt team och det arbete som ni gör tillsammans. Det är därför inte dumt att göra en ordentlig bakgrundscheck, eller målgruppsanalys på dem. Vad intresserar dem? Vad arbetar de med? Vad har de för unika kompetenser? En snabb LinkedIn check och vi lovar att du får en större förståelse för vilka personer det är du kommer att presentera eller rapportera till.
5. Fokusera inte endast på siffror
”Vi har under mars månad drivit 20% mer trafik till hemsidan än vad vi gjorde under samma tid föregående år”. Vad innebär det? Är det bra? Var det vad vi hade förväntat oss? Vad är anledningen till trafikökningen? Som vi har varit inne på tidigare så är det viktigt med en kontext och sammanhang när siffror presenteras. Din roll är att visa på resultatets riktiga påverkan och värde.
En presentation eller rapport med endast en massa siffror kan verka intressant, men det är till största del resonemanget bakom som styrelsen är intresserade av. Att rabbla siffror är ingen konst. Siffror är bra och det är ett måste att visa upp, men din roll är att förklara siffrornas verkliga betydelse. Styrelsen är intresserade av att höra vad ni lärt er och hur ni ska använda resultatet framåt, och att du inte bara rabblar upp en massa siffror som inte längre går att påverka.
Några bra frågor att besvara när du presenterar dina siffror är:
- Vad har vi lärt oss till framtiden?
- Vad skulle vi kunna göra annorlunda till nästa gång?
- Finns det några utomstående faktorer som kan ha påverkat resultatet?